SMS-напоминание о занятии: репетиторам, секциям и студиям без CRM

Ученик не пришёл - час пропал. У репетитора это час без денег, у секции - пустое место в группе, которое можно было отдать другому. Причина почти всегда одна: забыли. Не со зла, просто занятие раз в неделю, а в неделе много всего. Напоминание накануне снимает большую часть таких пропусков, и для него не нужна ни CRM, ни договор с SMS-агрегатором: хватит вашего номера и пяти минут вечером.

Почему SMS, а не сообщение в чат

Родительский чат в мессенджере есть у всех, и в нём тонет всё. Напоминание «завтра в 17:00» уходит под сорок сообщений про сбор денег на экскурсию, и к утру его никто не помнит. SMS приходит отдельно, светится на экране блокировки и ни с чем не смешивается. Для сообщения, которое должно быть просто увидено, это самый надёжный канал, особенно если у кого-то из родителей мессенджер в принципе не стоит или уведомления от него отключены.

И ещё: на SMS с обычного номера можно ответить. «Мы сегодня не придём, болеем» приходит вам, а не в пустоту. Место в группе освобождается заранее, а не после того, как вы прождали десять минут.

Два способа без всякой автоматизации

Вечером руками. В веб-кабинете есть шаблон: «{{name}}, напоминаем: завтра занятие в {{time}}, кабинет 3». Открываете список на завтра, для каждого выбираете шаблон, вписываете имя и время. Десять учеников - пять минут. Отправляет телефон с вашей SIM, который в это время лежит дома на зарядке.

По расписанию в момент договорённости. Договорились с родителями о занятии в четверг - тут же поставили напоминание на среду вечер. Больше к этому не возвращаетесь: в среду оно уйдёт само. Для постоянного расписания это удобнее, чем каждый вечер вспоминать, кто у вас завтра.

Если группа

Секции и студии сообщают не одному, а всем: занятие перенесли, тренер заболел, соревнования в субботу. Одно сообщение уходит родителям всех записанных в группу, прогресс отправки виден в кабинете. Это сообщения людям, которые сами оставили номер и ждут от вас информации о занятиях. Не рассылка и не реклама: «приведите друга со скидкой» в такие сообщения не подмешивается, для этого личная SIM не подходит, и договоры операторов это запрещают.

Что писать

Кто, когда, где, что делать, если не получается. «Маша, ждём завтра в 17:00 на английском, кабинет 3. Если не придёте - ответьте на это сообщение». Одно предложение, без оборотов. Родитель читает его на бегу, ему нужны время и место, а не вежливость на три строки.

Когда учеников много

Если студия ведёт учёт в CRM или в программе записи с открытым API, напоминания уходят автоматически: система за день до занятия делает запрос к API, подставляя имя и время из расписания. Как это устроено для любой записи, разобрано в статье про SMS-напоминания о записи. Но начинать с этого не обязательно: два способа выше работают с первого дня и без единой настройки.

Про личный номер

Многие репетиторы не хотят, чтобы рабочие SMS уходили с личного номера. Решается второй SIM за пару сотен рублей в месяц: она стоит в том же телефоне, шлюз отправляет с неё, личный номер остаётся личным. Родители видят рабочий номер, отвечают на него, а ответы через переадресацию приходят вам в Telegram, где бы телефон ни лежал.

Частые вопросы

Нужна ли CRM или программа учёта?

Нет. Напоминания отправляются из веб-кабинета руками или ставятся по расписанию в момент, когда вы договорились о занятии. CRM нужна, только если учеников сотни и вы хотите, чтобы всё уходило автоматически.

Как сообщить всей группе об отмене?

Тем же кабинетом: одно сообщение уходит родителям всех, кто записан в группу. Это адресные сообщения людям, которые сами дали номер и ждут от вас информации о занятиях, а не рассылка по чужим контактам.

Родители ответят - я это увижу?

Да, ответ придёт на ваш номер как входящее SMS. Если телефон-шлюз лежит дома, а вы на занятии, включите переадресацию входящих в Telegram или MAX, и «мы сегодня не придём» будет у вас в чате.

Со своего личного номера или с отдельного?

Как удобнее. Многие заводят вторую SIM для работы, чтобы личный номер не расходился по родительским чатам. Шлюзу всё равно, какая SIM стоит в телефоне.

Сколько это стоит?

Сообщения уходят из пакета вашего тарифа оператора, отдельной платы за штуку нет. Бесплатный тариф даёт 50 отправок в месяц, для репетитора с десятком учеников этого часто хватает; дальше от 590 рублей.